Uma gestão eficiente de documentos traz benefícios legais, ambientais e sociais.
A gestão de documentos é uma etapa crucial para o sucesso de programas de avaliação de fornecedores. É por meio dela que garante-se a rastreabilidade das informações coletadas, a transparência no processo de avaliação e a efetividade das ações corretivas.
O principal desafio da gestão desta etapa é controlar o conjunto de documentos (alvarás, certificados, questionários, laudos, entre outros) e monitorar validade, teor e veracidade de cada um deles. Além disso, o processo de validação de documentos pode envolver intercâmbio de inúmeros emails entre fornecedor e empresa, além de diversas planilhas para acompanhamento. Ou seja, é necessário investir tempo e atenção para conferir e validar todos os documentos, o que retira do gestor de fornecedores tempo para atividades mais estratégicas da empresa, como analisar outros dados, tomar decisões, e desenvolver produtos e fornecedores.
Uma gestão eficiente de documentos traz benefícios legais, ambientais e sociais, além de diminuir o tempo gasto pelo gestor de fornecedores na atividade de controle dos documentos. No âmbito legal e de qualidade, garante o cumprimento das obrigações previstas em leis e regulamentações aplicáveis para os produtos e serviços. Além disso, ajuda a mitigar o risco de multas e penalidades por descumprimento de normas.
Já em relação aos aspectos ambientais, a gestão de documentos da avaliação de fornecedores contribui para a identificação de riscos e oportunidades relacionados à mitigação de impactos ambientais. É possível, por exemplo, avaliar o desempenho dos fornecedores em relação a critérios de ecoeficiência e de gestão de resíduos.
Por fim, do ponto de vista social a gestão de documentos da avaliação de fornecedores permite a identificação de riscos de violação de direitos humanos e trabalhistas. A partir disso, é possível promover ações de capacitação e melhoria das condições de trabalho nos fornecedores, contribuindo para o atendimento à legislação e promoção do trabalho decente.
Como a DNV pode apoiar a sua empresa?
A DNV conta com um sistema no qual é possível desenhar o processo de homologação e monitoramento de todos os documentos que fazem parte do arcabouço de avaliação e monitoramento de fornecedores, contando com alertas e notificações de vencimento de prazos e ações periódicas , facilitando o gerenciamento de prazos e comunicação com o fornecedor.
Em suma, a gestão de documentos pode ser facilitada e se tornar uma parte estratégica para a empresa e não apenas uma tarefa operacional trabalhosa e ineficiente.
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